Datenschutzhinweise
Wahrscheinlich wollen Sie nicht, dass Ihre personenbezogenen Daten in die falschen Hände geraten oder zu Zwecken verarbeitet werden, mit denen Sie nicht einverstanden sind. Aus diesem Grund informieren wir Sie mit diesen Datenschutzhinweisen über alle wichtigen Aspekte unseres Umgangs mit Ihren personenbezogenen Daten.
Diese Datenschutzhinweise sind in zwei Hauptteile unterteilt:
- einen allgemeinen Teil, der für alle Verarbeitungen personenbezogener Daten gilt,
- einen spezifischen Teil, in dem alle für Sie relevanten Verarbeitungstätigkeiten einzeln aufgeführt sind. In diesem Teil werden eventuelle Abweichungen zum allgemeinen Teil beschrieben.
Allgemeiner Teil
Verantwortlichkeiten
D4 ApS, Askvang 11, 3400 Hillerød, Dänemark („D4“ und „wir“) ist der Verantwortliche für die Verarbeitung personenbezogener Daten, wie in dieserm Datenschutzhinweis beschrieben.
Wenn Sie Fragen in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten durch D4 haben, können Sie sich jederzeit schriftlich an D4 wenden, indem Sie eine E-Mail an gdpr@d4.dk schreiben oder uns anrufen: + 45 45 90 31 50.
Verantwortlicher: D4 ApS
E-Mail: gdpr@d4.dk
Telefon: + 45 45 90 31 50
Ihre Rechte
Sie haben das Recht, von dem Verantwortlichen (D4) eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden.
Sie haben ein Recht auf Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten.
Die bei uns gespeicherten Daten können Sie berichtigen oder löschen lassen oder deren Verarbeitung einschränken.
Sie haben ein Widerspruchsrecht und das Recht auf Datenübertragbarkeit, d. h. Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten von uns in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
Falls die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aufgrund einer Einwilligung von Ihnen (gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a oder Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a) vorgenommen wird, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dazu können Sie sich beispielsweise an den oben genannten Verantwortlichen in D4 für die Verarbeitung wenden.
Sie können sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren, Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K, Denmark tlf.: +45 33 19 32 00
Speicherdauer von personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden regelmäßig gemäß unseren internen Richtlinien überprüft und bei Bedarf gelöscht. Grundsätzlich bedeutet dies, dass die Daten gelöscht werden, nachdem der Verarbeitungszweck erfüllt ist. Sollten längere gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen oder die Daten für laufende Verfahren oder die Abwehr von Haftungsansprüchen benötigt werden, werden die betreffenden Daten entsprechend länger aufbewahrt.
Verpflichtung zur Bereitstellung von Daten
Die Angabe personenbezogener Daten ist freiwillig, sofern keine gesetzliche Pflicht vorliegt oder die Daten für den Abschluss eines rechtlich bindenden Vertrags mit D4 notwendig sind.
Spezieller Teil
IP-Adressen
IP-Adressen gelten als personenbezogenes Datum. IP-Adressen sind grundsätzlich dafür notwendig, um Daten zwischen verschiedenen Geräten auszutauschen. In einigen Fällen wird Ihre IP-Adresse bei der Benutzung dieser Webseite an externe Dienstleister oder Auftragsverarbeiter weitergeleitet, dies ist fast immer für die korrekte Funktion der Webseite notwendig. Grundsätzlich werden vollständigen IP-Adressen der Webseitenbesucher gespeichert.
Logging des Webservers
Allgemeine Informationen
Beim Besuch unserer Webseite werden durch den Webserver die aktuell von Ihrem PC verwendete IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, der Browsertyp und das Betriebssystem Ihres PC, die von Ihnen aufgerufenen Seiten sowie der Statuscode des Servers protokolliert.
Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist der Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f. Unser Interesse ist der störungsfreie Betrieb des Webservers.
Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Die Daten werden nicht weitergegeben.
Übermittlung in ein Drittland und Garantien für ein angemessenes Datenschutzniveau
Es findet keine Übermittlung in ein Drittland statt.
Speicherdauer der personenbezogenen Daten
Die Logdateien werden für einen Zeitraum von 2 Wochen gespeichert.
Traffic-Analyse
Im Rahmen der Traffic-Analyse werden Daten über das Verhalten von Besuchern erhoben und ausgewertet. Die Verarbeitung dieser Daten dient der Abwehr von Angriffen, Identifizierung von Sicherheitslücken und der Optimierung dieser Webseite. Nachfolgend werden die spezifischen Datenschutzhinweise der eingesetzten Tools beschrieben.
Sie können einer Erfassung durch die verwendeten Traffic-Analyse-Tools auf dieser Internetseite widersprechen. Hierzu müssen Sie in Ihrem Browser die Option „Do Not Track“ aktivieren.
Funktionen der Webseite
Kontaktformular/Anfragen
Auf unserer Webseite finden Sie ein Kontaktformular. Verarbeitet werden die personenbezogenen Daten, die Sie in das Formular eingeben (Name, Kontaktdaten). Falls Sie dort Daten eingeben, werden die Daten folgendermaßen verarbeitet.
Zwecke
Zweck der Verarbeitung ist die Behandlung von Anfragen zu einer Dienstleistung oder die Weiterleitung von an uns gerichteten Mitteilungen.
Rechtsgrundlage
Rechtliche Grundlage ist der Art. 6 Abs. 1 lit bDSGVO.
Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Die Daten werden nicht weitergegeben.
Speicherdauer der personenbezogenen Daten
Die Daten werden nur zur Kontaktaufnahme mit Ihnen und für die anschließende Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet.
Wenn Sie bereits Kunde von D4 sind, wird die Anfrage unter Ihren Datendaten unter dem Unternehmen gespeichert, das Sie in unserem internen CRM-System repräsentieren, um Ihnen optimalen Service bieten zu können.
Sämtliche Daten werden fünf Jahre nach Beendigung des Kundenverhältnisses gelöscht.
Wenn Sie noch kein Kunde von D4 sind, wird die Anfrage unter Ihren Datendaten unter dem Unternehmen gespeichert, das Sie in unserem internen CRM-System repräsentieren, um Ihnen optimalen Service bieten zu können.
Kündigt das Unternehmen seine Zusammenarbeit mit D4, werden sämtliche Daten fünf Jahre nach der letzten am registrierten Unternehmen vorgenommenen Tätigkeit gelöscht.
Akquise
Allgemeine Informationen
Wir kontaktieren Sie, da wir vermuten, dass Ihnen unsere Softwarelösung D4InfoNet eine Unterstützung bei Ihrer täglichen Arbeit bieten kann.
Zwecke
Kontaktaufnahme zu potentiellen Neukunden.
Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist der Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f. Unser Interesse ist die Kontaktaufnahme zu potentiellen Neukunden. Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen.
Kategorien von personenbezogenen Daten
Kontaktdaten von potentiellen Kunden
Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Die Daten werden nicht weitergegeben.
Speicherdauer der personenbezogenen Daten
Die Daten werden nur zur Kontaktaufnahme verwendet und werden in unserem internen CRM-System registriert.
Sämtliche Daten werden fünf Jahre nach der letzten am registrierten Unternehmen vorgenommenen Tätigkeit gelöscht.
Wird anlässlich der Kontaktaufnahme eine Dienstleistung verkauft und kündigt das Unternehmen anschließend seine Zusammenarbeit mit D4, werden sämtliche Daten fünf Jahre nach der letzten am registrierten Unternehmen vorgenommenen Tätigkeit gelöscht.
Zusatzinformationen
Die Daten zu Ihrer Person stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen (Daten von Ihrer Website, Daten von Telekommunikationsunternehmen oder andere öffentlich zugängliche Quellen).
Allgemeine Informationen
Unternehmen, die Kunden sind, und die Personen im Unternehmen, mit denen wir im Austausch und Kontakt stehen, werden in unserem internen CRM-System registriert.
Wir speichern laufend Schriftverkehr und Tätigkeiten unserer Kunden, die auf registrierte Kontaktpersonen im Unternehmen verweisen.
Dialog mit Kunden
Allgemeine Informationen
Unternehmen, die Kunden sind und die Personen im Unternehmen, mit denen wir im Austausch und Kontakt stehen, werden in unserem internen CRM-System registriert.
Wir speichern laufend Schriftverkehr und Tätigkeiten für unsere Kunden, die auf registrierte Kontaktpersonen im Unternehmen verweisen.
Zwecke
Dies dient dazu, im Rahmen des mit unseren Kunden abgeschlossenen Vertrags die gewünschten Leistungen liefern zu können.
Rechtsgrundlage
Rechtliche Grundlage ist der Art. 6 Abs. 1 lit b oder c GDPR.
Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Die Daten werden nicht weitergegeben.
Speicherdauer der personenbezogenen Daten
Als Kunde von D4 werden Schriftverkehr/Anfragen unter dem Unternehmen gespeichert, das Sie in unserem internen CRM-System repräsentieren, um Ihnen optimalen Service bieten zu können.
Sämtliche Daten werden fünf Jahre nach Beendigung des Kundenverhältnisses gelöscht.
Information on how we handle
your personal data
1. Data controller
D4 ApS, Askvang 11, 3400 Hillerød, Denmark (“D4” and “we”) is the data controller for the processing of personal data as described in this policy.
In certain cases, we process personal data on behalf of our customers as data processors. This policy does not cover situations where we are data processors. In such situations, we only process the information according to the customer’s instructions and the data processor agreement we have made with the customer.
If you have questions or queries in relation to D4’s processing of personal data, you can contact D4 at any time by writing a letter, writing an e-mail to gdpr@d4.dk, or by calling us by phone:+ 45 45 90 31 50.
2. Our processing of personal data
Our processing of personal data depends on the context. In this section, you can read what information we collect and process, for what purposes and on what legal basis this happens, and for how long we store the information.
2.1 When you visit our websites or our pages on social media
We use cookies and similar technologies to collect information about visitors to our websites. Our collection and use of information depends on, which cookies you allow, and is done on the basis of your consent, cf. Article 6 (1) (a) of the GDPR and otherwise on the basis of our legitimate interest in making functionality available to the visitors in accordance with Article 6 (1) (f) of the GDPR. You can read more about this in our cookie politik.
Click here to see information about the individual cookies we have on the website and to see how long the information is stored for the individual cookies.
When we process personal information on our pages on social media, we have a shared data responsibility with the social media of which the site is a part. We collect and process information about your behavior (e.g. your likes, comments or visits) and other information you provide in relation to our page on social media, to pursue our legitimate interest in developing and improving our products and services, and to perform statistical analysis in accordance with Article 6 (1) (f) of the GDPR.
The individual social media collects information about the users’ behavior for their own purposes, and the media can share the user information with other of the media’s group companies and otherwise, with the media’s external partners. You can find more information about this in the terms of the individual social media (LinkedIn, Youtube og Vimeo) and cookie policies (LinkedIn, Youtube og Vimeo). Social media is structured in a way so that you have to contact the media yourself, if you want information about their treatment or exercise your rights. However, you are welcome to contact us with any queries.
2.2. Video surveillance
We have installed surveillance cameras that record video of visitors and employees at our physical locations. The recording is made to pursue our legitimate interest in preventing, detecting and solving crime, cf. Article 6 (1) (f) and 10 of the GDPR and section 8 of the Danish Data Protection Act. We store the recordings in accordance to applicable law and delete them, as a rule after 30 days, unless there is a concrete basis for storing them for longer period.
2.3. Information about partners, customers and other contacts
We collect and process information about partners, customers and other contact persons as part of our ongoing communication and cooperation with these groups of people. For example, in meetings when we talk on the phone and when we communicate by letter, e-mail or in another written way. In some cases, we also collect contact information from publicly available sources (e.g. telecommunications companies and websites).
The information includes name, position/title, postal address, telephone number, e-mail address, our correspondence and orders, as well as information about our relationship (when we had contact, meetings and what we talked about). We collect and process the information in order to pursue our legitimate interest in communicating, maintaining and expanding our relationships with business partners, customers and other contacts, in accordance with Article 6 (1) (f) of the GDPR and – in relation to orders – for to fulfill our agreements in accordance with Article 6 (1) (b) of the GDPR, as well as our legal obligations in relation to the tax and accounting rules, in accordance with Article 6 (1) (c).
We store information about partners, customers and other contact persons as long as it is relevant to be able to communicate with the persons. We delete the information if more than 5 years pass without us being in contact with the person. We store information that is relevant for tax or accounting purposes as long as required by the relevant rules.
2.4. Job applicants and candidates
We receive, collect and process information about job applicants and candidates in order to process job applications and assessing the suitability of the persons in relation to specific positions as well as to conclude employment agreements.
The information is received as unsolicited applications and applications for vacancies or is collected, when we ourselves or through others search for suitable candidates for specific positions. The information includes name, contact information, application, CV, recommendations, certificates, grades and test results, and – if you have given consent – statements we obtain from previous employers as well as criminal records. The legal basis for our processing is the pursuit of our legitimate interest in processing job applications and finding suitable candidates for our positions, cf. Article 6 (1) (f) of the GDPR, as well as being able to fulfill legal obligations in relation to recruitment, cf. Article 6. (1) (c). When we obtain your consent, the legal basis is Article 6 (1) (a) and 9 (2) (a) of the GDPR.
If you are not hired, we will delete your information 6 months after the end of the recruitment process. However, we may retain your information for a longer period for future use, if you have given us separate permission to do so. If you are hired, your information is stored in accordance with applicable requirements and rules for your employment.
3. Recipients and third countries
We process personal information securely and responsibly, and our employees who have access to the information use it solely for the purposes described. In certain cases, we leave personal information to our suppliers and partners, e.g. IT providers and consultants who all process the information exclusively on our behalf and according to our instructions. As part of the processing, personal data may be transferred to third countries outside the EU. If so, an appropriate level of protection is ensured using EU-approved standard contracts, certification schemes or binding company rules. You can contact us at any time for more information.
In special cases, we transfer personal information to authorities, e.g. TAX and the police. If we receive a request for disclosure from an authority, we make a legal assessment of the request, and we only disclose the information if we assess that we are subject to a legal obligation to disclose it. In that case, you will be informed in accordance with applicable law.
4. Your rights
You have to request the following in relation to the personal data we process about you:
- To gain insight into the information
- To have incorrect information corrected
- To have information deleted
- To limit our processing of the information
- To object to the processing of the information
- To receive the information in a structured, commonly used and machine-readable format (data portability).
- You can withdraw your consent at any time if you have given consent to our processing of your information.
If you want to make use of these rights or otherwise have questions about our processing of your personal information, you can contact gdpr@d4.dk.We will comply with the requests within the framework of applicable law. For example, we may be prevented from deleting information, if at the same timem, we are obliged to store it in accordance with other rules.
We would love to hear from you if you are dissatisfied with our processing of your personal information. In that case, you can also submit a complaint to the Danish Data Protection Agency. You will find the Data Inspectorate’s contact information at www.datatilsynet.dk.