Als Erstes werfen wir einen Blick auf den gesamten Prozess, der laut Hinweisgeberschutz-Gesetz auf einen Hinweis zu unrechtmäßigem oder unethischem Verhalten folgen sollte.
Alles beginnt mit der Beobachtung eines unrechtmäßigen oder unethischen Verhaltens im Unternehmen. Diese Beobachtung meldet der Hinweisgeber an eine Meldestelle. Aus Unternehmenssicht bevorzugt an die interne Meldestelle.
Ein Fallbearbeiter nimmt den Hinweis entgegen und prüft in einem ersten Schritt, ob es sich überhaupt um einen Fehltritt handelt, der verfolgt werden muss. Der Fallbearbeiter gibt innerhalb von sieben Tagen eine Rückmeldung an den Hinweisgeber über den Eingang seiner Meldung. Häufig ergeben sich im Rahmen der Erstprüfung schon erste Fragen an den Hinweisgeber. Die notwendige Kommunikation muss der Fallbearbeiter dann mindestens unter Wahrung der Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers führen. Dies kann bedeuten, dass Hinweisgeber und Fallbearbeiter in direkten Kontakt treten müssen. Besser wäre hier eine komplett anonyme Kommunikation mithilfe einer geeigneten Plattform. Gerade zu Beginn eines Whistleblowing-Falls fehlt dem Hinweisgeber häufig das Vertrauen, seine Identität, wenn auch nur gegenüber einer speziell beauftragten und vertrauenswürdigen Person, preiszugeben.
Sollte sich herausstellen, dass der Hinweis weiter verfolgt werden muss, ist fast immer eine Kommunikation zwischen Hinweisgeber und dem Fallbearbeiter notwendig. Auch hier ist es sinnvoll, eine anonyme Kommunikationsmöglichkeit anzubieten.
Sind alle notwendigen Fakten zusammengetragen, wird eine interne Untersuchung eingeleitet, die den Umfang der Abweichung und die möglichen Korrekturmaßnahmen als Ergebnis hat.
Anschließend werden die Korrekturmaßnahmen abgestimmt und eingeleitet, die den Verstoß bestmöglich korrigieren. Dazu können neben internen Maßnahmen auch die Einleitung von externen Ermittlungen oder die Einleitung von Strafverfolgungsmaßnahmen gehören. Zusätzlich sollten vorbeugende Maßnahmen festgelegt werden, die zukünftig gleiche oder ähnliche Fälle verhindern können.
Danach muss der Hinweisgeber über die geplanten oder bereits ergriffenen Folgemaßnahmen und die Gründe für diese Folgemaßnahmen informiert werden. Die Rückmeldung an den Hinweisgeber muss innerhalb von maximal drei Monaten ab der Bestätigung des Eingangs der Meldung erfolgen. Am einfachsten lässt sich der Whistleblowing-Prozess gemäß Hinweisgeberschutz-Gesetz mit einer geeigneten Software abbilden.
